高速ブロードバンド時代を迎え、オフィスの有り様も変貌している。「いつでもどこでもオフィスを謳う「ユビキタス時代」の到来でモバイル化や、在宅勤務などが進んでおり、オフィス機能はより分散化しているが、このようなモバイル環境の進展に待ったをかけていたのが、「仕事や相手とのコミュニュケーションは、フェイス・トゥ・フェイスでせにゃー微妙なあうんの呼吸が伝わらん。」といった日本独特の村社会、情緒社会の遺物だ。かくして最先端の情報が集まる東京都心にはオフィスビルが過密に林立し、会議で人を集め、霞ヶ関の役人や得意先や業界関係者とリアル空間でフェイス・トゥ・フェイスの情報交換や商談をしてきた。

TV会議は、参加者の等身大の顔の表情から音声さらには会議資料などの文書データまでまるごと電送の対象にしたため、これからオフィスの統合や削減が本格的に始まるかもしれない。TV会議は社内の会議だけのツールでなく、社外のメンバーと居ながらにして情報をコミュニュケーションし、社内、社外を超え、あらゆる場所からコラボレーションし、情報を共有するための便利で重要なツールになっていくからだ。

例えば、ソフト開発の現場では、中国やインドへの海外開発委託が盛んだが、日本国内とTV会議で検収段階まで開発仕様やプログラムのコーデイングなどを中国現地の技術者と打ち合わせ、安価な人件費のメリットを追求しているといった開発風景が日常的で見慣れたものとなってきた。

TV会議システムのメリットは、会議にかかる移動時間や交通費の節約だが、最近は、意思決定の迅速さを実現できる強力ツールとして注目を集めている。経営にスピードがより求められる今日のビジネス環境で、いままでのようにリアルな会議を開催するため、参加者の日程調整、連絡、会議参加者の移動時間ロスなど、目に見える時間の無駄の削減に加え、削減できた時間の有効活用による経営効率化が企業経営に求められているからだ。

「製薬会社のヤンセンファーマは、今年4月、まず本社と12支社にTV会議システム「GioBiz21Enterprise」を導入した。効果は予想以上に大きかった。交通費の削減効果は年間3,000万円を見込む。コミュニュケーションの強化で情報武装したMRが適切な情報を基に営業したことによる効果は、年間2億円増につながると見ている。勿論、TV会議システム導入で効率化し、浮かした時間を営業活動に充てられる部分も大きい。」(日経コンピュータ04.11.29)

「携帯電話などの受託ソフト会社Skyでは、連日、本社や各事業所を結んだTV会議が開かれている。出張するより手間や費用がかからず、対応が速いというのが理由だ。相手の映像がほぼ等身大で映されるため直接話しているのと変わらない。社長室や会議室などにそれぞれTVカメラを設置し、誰でもPCから常時、見られるようにしている。各事業所があたかも１つのオフィス空間のように結ばれている。」(日経産業新聞04.12.03)

メールやグループウェアの活用で、情報交換・共有が急速に進んだが、いかんせん情報の一方通行の域をでなかったが、TV会議でリアルタイムに双方向でのコミュニケーションを実現した。TV会議は導入コストが高いというイメージも変わった。最近のTV会議システムは、国内外のベンダーにより低コストで導入できるように各種提供されている。専用線からIP網への切り替えで通信コストが大幅に減少していることも追い風だ。

通信の秘密の保護するため、暗号化通信に対応し、セキュアで信頼性の高い製品も数多く登場している。さらに富士通の最大18人が同時参加可能な「ジョインミーティングの刷新版」などのように大人数のTV会議にも適した専用タイプや複数拠点を結ぶミーティングなどに便利なソフトウェア・ベースのPCタイプ、リーズナブルなコストで利用できるASP型のTV会議サービスなど、ユーザーの選択肢も増えている。

いま、先端的オフィスに起きている変化は、社員専用の固定席を設けず、空いている席を自由に使う「フリーアドレスオフィス」の流れだが、オフィスの固定スペース削減は、オフィス需要や賃料に影響してくるだろう。ノンテリトリアルオフィスともよばれるこの新しいオフィスの形態では会議も必要な時に待たずにテレビ会議やIPテレビ会議を使う。現在、進化中のIPテレビ会議は、PCに専用ソフトが入っていて、カメラを接続すれば1対1のテレビ電話となり、さらに複数が参加可能なWeb会議へ展開可能だ。いままでの会議室に集まり缶詰状態で非効率的な会議が型どおり進行するという見慣れた光景はこのようなオフィスから殆どが消えている。

ITがもたらす知識集約型社会への移行は、これからも極限まで無駄と非効率を排除し、オフィス空間を劇的に変化させていくだろうが、21世紀の壮大な実験の着地点を予測することは難しい…

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